Privacybeleid

Inleiding

Subalta ("wij", "ons" of "onze") verbindt zich ertoe uw privacy en persoonsgegevens die wij van of over u verkrijgen te beschermen. Dit privacybeleid beschrijft onze praktijken met betrekking tot informatie die van of over u wordt verkregen wanneer u gebruikmaakt van onze websites, applicaties, platformen en alle bijbehorende softwaretoepassingen en technologieën, evenals de diensten (gezamenlijk "Diensten"). Door gebruik te maken van onze Diensten, stemt u in met de praktijken die in dit privacybeleid worden beschreven.

Subalta SRL, gevestigd te Rue de Belle-Vue 18, 1480, Tubize, België, onder ondernemingsnummer 1004905845, is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens. U kunt contact met ons opnemen via contact@subalta.com of per post op het bovengenoemde adres.

Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens via verschillende methoden om onze Diensten te verlenen, te verbeteren en te beveiligen.

Gegevens die u rechtstreeks verstrekt

Wij verzamelen informatie die u rechtstreeks verstrekt wanneer u een account aanmaakt, met ons communiceert of uzelf identificeert als vertegenwoordiger van een organisatie. Dit omvat:

Accountinformatie

Wanneer u een account aanmaakt, verzamelen wij informatie die daarmee verband houdt, waaronder uw naam, contactgegevens, accountgegevens (veilig versleuteld), geboortedatum (voor leeftijdsverificatie), betalingsinformatie en transactiegeschiedenis.

Communicatie-informatie

Als u met ons communiceert (bijv. via e-mail, sociale media of ondersteuningskanalen), verzamelen wij persoonsgegevens, waaronder uw naam, contactgegevens en de inhoud van uw berichten. Deze gegevens helpen ons om vragen te beantwoorden, problemen op te lossen en onze Diensten te verbeteren.

Andere informatie die u verstrekt

Wij kunnen aanvullende informatie verzamelen wanneer u deelneemt aan enquêtes, evenementen of promoties, of wanneer u documenten verstrekt om uw identiteit, leeftijd of bevoegdheid om een organisatie te vertegenwoordigen te verifiëren in specifieke omstandigheden. Deze gegevens worden gebruikt voor evenementenbeheer, identiteitsverificatie, naleving van wettelijke vereisten en het waarborgen van legitieme toegang tot onze Diensten.

Gegevens die voortvloeien uit uw gebruik van onze Diensten

Wij verzamelen automatisch bepaalde soorten persoonsgegevens wanneer u onze Diensten gebruikt. Dit helpt ons te garanderen dat het platform correct functioneert en stelt ons in staat onze Diensten te verbeteren. De categorieën gegevens die wij verzamelen zijn:

Cookies en vergelijkbare technologieën — Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om onze Diensten te beheren en uw ervaring te verbeteren. U kunt uw cookievoorkeuren beheren. Voor meer informatie verwijzen wij u naar ons cookiebeleid.

Gebruiksgegevens — Wij verzamelen informatie over hoe u onze Diensten gebruikt om de functionaliteit te monitoren en verbetermogelijkheden te identificeren. Dit omvat details over zoektypen, gebruikte functies, toegangsfrequentie en -duur, en andere platforminteracties.

Inhoud verstrekt aan het platform — Wanneer u informatie verstrekt of gegevens uploadt (bijv. voor subsidieaanvragen), kan deze inhoud persoonsgegevens bevatten. Wij verwerken deze informatie uitsluitend om de gevraagde Diensten te verlenen. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de gebruiker of bevoegde vertegenwoordigers van de gebruikende organisatie, en worden niet gebruikt om onze Diensten te verbeteren.

Organisatie-informatie

Om onze Diensten te kunnen verlenen, verzamelen wij uitgebreide gegevens over organisaties waarnaar onze gebruikers verwijzen. Dit omvat de systematische verzameling van openbare bedrijfsinformatie uit een breed scala aan bronnen, waaronder officiële registers, overheidsdatabases, bedrijfswebsites en andere online bronnen.

Hoewel wij ons richten op bedrijfsgerelateerde informatie zoals namen, adressen, registratienummers, financiële gegevens, sectorclassificaties of vergelijkbare details, is het mogelijk dat sommige privé- of persoonsgegevens voorkomen in deze verzamelde datasets.

Wij benadrukken dat wij niet actief op zoek gaan naar persoonlijke informatie bij het verzamelen van organisatiegegevens. Wij gebruiken evenmin persoonsgegevens in deze datasets voor doeleinden zoals het contacteren van personen, reclame, productverkoop of het te gelde maken van de informatie zelf. Eventuele persoonsgegevens in organisatie-informatie worden uitsluitend verwerkt ten behoeve van de verlening van onze Diensten.

Deze gegevens blijven beveiligd en worden gebruikt in strikte naleving van dit privacybeleid en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Neem contact met ons op als u van mening bent dat organisatiegegevens persoonlijke informatie bevatten die nader onderzoek of specifieke actie vereist.

Informatie uit aanvullende bronnen

Wij kunnen persoonsgegevens ontvangen van partners voor specifieke doeleinden, zoals het waarborgen van de beveiliging, het voorkomen van fraude of misbruik, en het identificeren van potentiële klanten voor onze Diensten. Deze partners omvatten beveiligingsproviders en marketingleveranciers die relevante gegevens delen ter ondersteuning van onze bedrijfsactiviteiten en ter verbetering van de dienstverlening.

Hoe wij persoonsgegevens gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Verlenen, exploiteren en onderhouden van onze Diensten — Dit omvat het beantwoorden van gebruikersverzoeken, het leveren van kernfuncties en het waarborgen van de operationele betrouwbaarheid.

Verbeteren en ontwikkelen van onze Diensten — Wij analyseren gegevens om ons platform te verbeteren, nieuwe functies te creëren en innovatie te stimuleren.

Communiceren met u — Wij sturen updates, aankondigingen en informatie over onze Diensten, inclusief platformwijzigingen en -verbeteringen.

Voorkomen van fraude en waarborgen van beveiliging — Wij monitoren en verwerken gegevens om frauduleuze activiteiten te voorkomen en onze Diensten en systemen te beschermen.

Voldoen aan wettelijke verplichtingen — Wij gebruiken gegevens om te voldoen aan wettelijke vereisten en de rechten, privacy, veiligheid en eigendom van gebruikers, ons bedrijf en derden te beschermen.

Wij kunnen persoonsgegevens ook aggregeren of anonimiseren om het gebruik van de Diensten te analyseren en de functionaliteit te verbeteren. Dergelijke geanonimiseerde gegevens blijven in anonieme vorm en worden alleen opnieuw geïdentificeerd wanneer dit wettelijk vereist is. Wij verbinden ons ertoe alleen de gegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn om deze doeleinden te bereiken.

Verstrekking van persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens aan derden verstrekken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Hieronder vindt u de categorieën derden met wie wij persoonsgegevens kunnen delen en de redenen voor de verstrekking:

Leveranciers en dienstverleners

Om de effectiviteit van onze Diensten te ondersteunen en te waarborgen, kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan vertrouwde leveranciers en dienstverleners die assisteren bij hosting, gegevensopslag, IT-infrastructuur, klantenondersteuning, betalingsverwerking, analyses en andere bedrijfsactiviteiten. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend volgens onze instructies en voor de in dit beleid gespecificeerde doeleinden.

Gelieerde ondernemingen en partnerbedrijven

Wij kunnen persoonsgegevens delen met onze gelieerde ondernemingen, dochterondernemingen of aanverwante entiteiten. Deze gelieerde ondernemingen zullen persoonsgegevens verwerken op een wijze die in overeenstemming is met dit privacybeleid.

Bedrijfsoverdrachten

Als Subalta betrokken is bij een fusie, overname, reorganisatie, faillissement of andere transactie waarbij bedrijfsactiva worden overgedragen, kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan de betrokken partijen tijdens due diligence en worden overgedragen aan de opvolgende entiteit als onderdeel van de transactie. Wij zullen ervoor zorgen dat alle gedeelde gegevens blijven worden beschermd in overeenstemming met dit privacybeleid.

Wettelijke naleving en rechtsbescherming

Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan overheidsinstanties, toezichthouders of andere derden wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer wij van mening zijn dat verstrekking noodzakelijk is om: te voldoen aan toepasselijke wettelijke of regelgevende verplichtingen; onze rechten, eigendommen of veiligheid te beschermen, en die van onze gebruikers, werknemers of het publiek; fraude, beveiligingsinbreuken of andere illegale activiteiten te detecteren, onderzoeken en voorkomen; te reageren op juridische claims of geschillen, of onze gebruiksvoorwaarden of ander beleid te handhaven.

Integraties en links van derden

Onze Diensten kunnen integraties of links bevatten naar websites, applicaties of diensten van derden. Door te communiceren met deze derden kunt u gegevens rechtstreeks met hen delen, onderworpen aan hun privacybeleid. Wij raden u aan het privacybeleid te lezen van eventuele diensten van derden die u raadpleegt. Het opnemen van links of integraties impliceert niet dat wij die diensten onderschrijven of daarvoor verantwoordelijk zijn.

Wij verkopen noch verhuren persoonsgegevens aan derden voor marketingdoeleinden. Alle verstrekkingen worden gedaan om te voldoen aan legitieme zakelijke behoeften, de veiligheid van onze gebruikers te waarborgen of te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Waar de toepasselijke wetgeving dit vereist, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn voor elke overdracht van persoonsgegevens, met name wanneer overdrachten plaatsvinden buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk is om onze Diensten te verlenen, onze contractuele verplichtingen na te komen en te voldoen aan legitieme zakelijke behoeften, waaronder het beslechten van geschillen, het waarborgen van veiligheid en het naleven van wettelijke vereisten. De bewaarperiode hangt af van factoren zoals:

Uw relatie met ons — Wij bewaren gegevens zolang uw account actief is of zolang dit noodzakelijk is om onze Diensten te verlenen.

Doel van de verzameling — Gegevens worden alleen bewaard totdat ze hun specifieke functie hebben vervuld.

Wettelijke en regelgevende verplichtingen — Bepaalde informatie moet worden bewaard om te voldoen aan wettelijke vereisten of geschillen te beslechten.

Potentiële risico's — Wij beoordelen de gevoeligheid van gegevens en de potentiële risico's van ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, verwijderen wij ze, anonimiseren wij ze, of slaan wij ze veilig op totdat verwijdering mogelijk is. Meer bepaald bewaren wij:

Account- en communicatiegegevens gedurende vijf (5) jaar na afsluiting van het account.

Gebruiksgegevens gedurende één jaar voor analyse- en verbeteringsdoeleinden van de Diensten.

Geüploade inhoud zolang uw account of het account van uw organisatie actief is.

Uw rechten

Als gebruiker van de Diensten van Subalta beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming:

Toegang tot uw persoonsgegevens — U heeft het recht om toegang te vragen tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren en informatie over de manier waarop deze worden verwerkt.

Rectificatie of bijwerking van uw persoonsgegevens — Als bepaalde persoonsgegevens onjuist of verouderd zijn, kunt u ons verzoeken deze te corrigeren of bij te werken.

Verwijdering van uw persoonsgegevens — U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of als u uw toestemming intrekt (indien van toepassing).

Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens — U kunt in bepaalde omstandigheden verzoeken om beperking van de verwerking, bijvoorbeeld terwijl een geschil over de juistheid of rechtmatigheid van het gebruik van uw gegevens wordt opgelost.

Overdracht van uw persoonsgegevens (gegevensoverdraagbaarheid) — U kunt ons verzoeken uw gegevens te verstrekken in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat voor overdracht naar een andere organisatie.

Intrekking van uw toestemming — Wanneer wij ons baseren op uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken door contact met ons op te nemen via contact@subalta.com. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Bezwaar tegen verwerking — U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden. Als u bezwaar maakt tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, zullen wij uw bezwaar beoordelen en afwegen tegen onze legitieme gronden voor verwerking.

Een klacht indienen — Als u bezorgd bent over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of uw lokale toezichthoudende autoriteit binnen de EER.

Instructies voor na uw overlijden vastleggen — U heeft het recht om richtlijnen vast te stellen met betrekking tot de bewaring, verwijdering en communicatie van uw persoonsgegevens na uw overlijden, overeenkomstig artikel 40-1 van de AVG.

Hoe u uw rechten kunt uitoefenen

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via contact@subalta.com of via uw gebruikersaccount indien van toepassing. Om veiligheidsredenen kunnen wij aanvullende documenten opvragen om uw identiteit te verifiëren voordat uw verzoek wordt verwerkt.

Wij streven ernaar alle geldige verzoeken binnen twee maanden te beantwoorden. Als uw verzoek bijzonder complex is of meerdere verzoeken omvat, kunnen wij deze termijn met nog eens twee maanden verlengen, in welk geval wij u hiervan op de hoogte zullen stellen en de redenen zullen uitleggen.

Beveiliging

Wij verbinden ons ertoe uw persoonsgegevens te beschermen. Wij implementeren commercieel redelijke technische, administratieve en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.

Hoewel wij ernaar streven uw gegevens te beveiligen, is geen enkel systeem, netwerk of transmissiemethode volledig veilig. U dient dan ook voorzichtig te zijn bij het beslissen welke informatie u aan onze Diensten verstrekt. Wij zijn evenmin verantwoordelijk voor het omzeilen van privacyinstellingen of beveiligingsmaatregelen in de Dienst of op websites van derden.

Technische en organisatorische maatregelen die wij implementeren:

Versleuteling van gegevens tijdens overdracht via gestandaardiseerde protocollen.

Strikte toegangscontroles om de gegevenstoegang te beperken tot uitsluitend bevoegd personeel.

Regelmatige beveiligingsbeoordelingen van onze systemen.

Regelmatige beveiligingstraining voor ons team om potentiële bedreigingen voor te bereiden en te beperken.

In het geval van een datalek dat waarschijnlijk een risico voor uw rechten en vrijheden inhoudt, zullen wij de bevoegde toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur op de hoogte stellen. Als het lek een hoog risico voor uw rechten en vrijheden met zich meebrengt, zullen wij ook de betrokken personen zo snel mogelijk informeren.

Als u bezorgd bent over de beveiliging van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via contact@subalta.com. Wij verbinden ons ertoe eventuele beveiligingsproblemen snel aan te pakken. Als u verdachte activiteit detecteert, informeer ons dan onmiddellijk.

Rechtsgronden voor verwerking

Wij beoordelen bezwaren tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen per geval. Dit houdt in dat uw rechten en vrijheden worden afgewogen tegen onze gerechtvaardigde belangen om te bepalen of de verwerking kan worden voortgezet.

Gegevensoverdrachten

Wij verwerken en slaan uw persoonsgegevens op op servers die zich in de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. Wij maken echter ook gebruik van dienstverleners waarvan de servers zich in de Verenigde Staten en andere landen bevinden, wat betekent dat uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen, opgeslagen en verwerkt in faciliteiten buiten de EER. Wij passen de beschermingen beschreven in dit privacybeleid toe ongeacht waar uw gegevens worden verwerkt.

Bij de overdracht van persoonsgegevens buiten de EER:

Wij baseren ons op adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie op grond van artikel 45, lid 1, AVG voor jurisdicties die worden geacht een adequaat beschermingsniveau te bieden.

Voor overdrachten naar jurisdicties zonder adequaatheidsbesluiten, zoals de Verenigde Staten, baseren wij ons op Standaard Contractuele Clausules (SCC's) goedgekeurd door de Europese Commissie op grond van artikel 46, lid 2, onder c), AVG en het Britse addendum inzake gegevensoverdracht om naleving te waarborgen.

Overdrachten naar niet-EER-jurisdicties zijn beperkt tot de doeleinden die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening en worden alleen bewaard voor zover noodzakelijk om die doeleinden te bereiken. Wij werken actief aan de transitie van alle gegevensopslag- en verwerkingsactiviteiten naar de EER.

Voor meer informatie over de overdrachtsm echanismen die wij gebruiken, of als u vragen heeft over onze lopende inspanningen, neem dan contact met ons op via contact@subalta.com.

Privacy van kinderen

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de 18 jaar, wij vragen er niet om en wij verwerken dergelijke informatie niet bewust. Door gebruik te maken van onze Diensten, verklaart u dat u ten minste 18 jaar oud bent of dat u de ouder of wettelijke voogd bent van een minderjarige die de Diensten gebruikt met uw toestemming. Als wij vernemen dat persoonsgegevens van gebruikers onder de 18 jaar zijn verzameld zonder passende toestemming, zullen wij onmiddellijk stappen ondernemen om het account te deactiveren en de gegevens uit onze bestanden te verwijderen.

Als u van mening bent dat wij per ongeluk gegevens hebben verzameld over een kind onder de 18 jaar, neem dan contact met ons op via contact@subalta.com en wij zullen de kwestie snel oplossen.

Updates van het privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze praktijken, wettelijke verplichtingen of andere operationele of regelgevende vereisten weer te geven. Als de update materiële wijzigingen behelst die van invloed zijn op uw rechten of de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken, zullen wij ten minste dertig (30) dagen van tevoren kennisgeving doen voordat de nieuwe bepalingen van kracht worden, via een melding in onze Diensten of per e-mail. Wanneer wij updates uitvoeren, publiceren wij het herziene beleid met een nieuwe datum van "laatste update". Wij moedigen u aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen. Door onze Diensten te blijven gebruiken na een update van dit privacybeleid, aanvaardt u de bijgewerkte voorwaarden.

Contacteer ons

Voor vragen of bezorgdheden die nog niet in dit privacybeleid zijn behandeld, neem dan contact met ons op via contact@subalta.com of schrijf ons op ons geregistreerde kantooradres: Rue de Belle-Vue 18, 1480, Tubize, België.